Загрузка...Как организовать рабочее место, которое поможет быть более продуктивным
ЖизньКак эффективно организовать рабочее пространство
Порядок на столе — порядок в делах
Большую часть дня мы проводим за работой, будь то офис или домашний кабинет. При этом мы часто жертвуем собственным комфортом и редко думаем о том, как на нас влияет пространство вокруг. Если вам кажется, что вы ничего не успеваете и погрязли под кучей обязанностей, возможно, дело в неразобранной стопке бумаг на столе, где невозможно ничего найти. Делимся советами, которые помогут эффективнее организовать рабочее место, чтобы трудиться продуктивнее.
Избавьтесь от лишнего
Прежде чем приниматься за реорганизацию рабочего места, нужно выкинуть всё ненужное. Даже если вы работаете продуктивнее за неубранным столом, избавиться от того, что не приносит никакой пользы, не помешает. Это касается всего: и рабочих бумаг, и канцелярских принадлежностей, и любых других вещей — старайтесь обходиться необходимым минимумом. Хладнокровно выкиньте то, что не помогает вам в работе: пара памятных вещиц и любимая фотография в рамке не помешают, а вот если их сильно больше, они могут отнимать серьёзную часть рабочей поверхности.
Проводите генеральную уборку раз в несколько месяцев и следите за чистотой регулярно. Выберите наиболее удобный для себя график (например, 15 минут в конце каждого рабочего дня или час в пятницу) и придерживайтесь его — так поддерживать порядок будет легче, а документы и бумаги не будут скапливаться на столе. А чтобы избавляться от ненужного было проще, всегда держите рядом со столом мусорное ведро. Кроме того, в конце рабочего дня полезно протирать стол антибактериальной салфеткой.
Разберитесь с бумагами и документами
Будем честны: бумаги — основной источник мусора на рабочем столе. И, хотя с ними мы работаем всё реже, компаний, полностью перешедших на электронный документооборот, не так много, как могло бы быть. Для того, чтобы разобраться с потоком было проще, на столе можно завести два лотка или две папки — в зависимости от количества документов, с которыми вам приходится иметь дело. В первый нужно складывать всё новое: заявления на подпись, неоткрытые письма и тому подобное. Во второй нужно отправлять бумаги, которые вы посмотрели и которыми нужно заняться позднее, — так ничто не останется без внимания.
Для бумаг, с которыми вам не нужно разбираться прямо сейчас, но которые вы всё равно обязаны иметь при себе, лучше завести определённую систему хранения. Это не обязательно должны быть привычные папки: если на столе у вас не очень много места, можно попробовать подвесить специальные лотки (например, для хранения газет) на стену. Небольшие заметки, записки и напоминания вместо скучной пробковой доски можно вешать на специальную сетку. Особенно важные документы можно сканировать и хранить копию на компьютере.
Продумайте систему ярлыков и помет — возможно, вам будет достаточно просто подписать папки, а может быть, пригодится помечать их цветом, чтобы быстрее находить то, что нужно. Складывая бумаги, спрашивайте себя, действительно ли они вам нужны и будете ли вы обращаться к ним в будущем, — большей частью того, что мы храним «на всякий случай», мы впоследствии так и не пользуемся. Старайтесь не заводить папку «Другое» или «Разное» — скорее всего, со временем вы забудете, что именно там лежит.
Попробуйте внедрить принцип «Бумага — действие». Не позволяйте документам и заметкам просто лежать на столе, рассматривайте их как действие, которое вам нужно выполнить: например, визитка, на которой написан номер телефона, — это повод внести в смартфон новый контакт или сделать в ежедневнике пометку, что вы должны кому-то позвонить.
Используйте коробки и другие инструменты для хранения
После того как разберётесь с бумагами, обратите внимание и на другие предметы на вашем рабочем столе. С какой бы любовью вы ни выбирали канцелярские принадлежности, лучше не хранить их всё время на столе, а доставать по мере необходимости — так пространства будет больше, а пыли меньше. Для мелочи можно, например, использовать подставки для яиц. В отдельную коробочку или контейнер стоит сложить то, чем вы пользуетесь не очень часто: например, штрих, калькулятор или скотч.
Коробки, папки и контейнеры для хранения стоят недорого (их можно найти в той же IKEA), зато помогут намного эффективнее использовать рабочее пространство — как в офисе, так и дома. Выбирайте прочные, которые прослужат долго — и не забывайте продумать систему ярлыков и помет, как и в случае с бумагами.
Держите провода в порядке
Для того чтобы рабочий стол выглядел чище, стоит спрятать провода и удлинители: можно купить специальный контейнер, а можно попробовать сделать его самостоятельно — из обувной коробки. Если места не так много и прятать провода негде, стоит хотя бы аккуратно перевязать их, чтобы они не мешались и не путались.
Рассортируйте файлы на компьютере
Ещё один важный момент в организации рабочего пространства — сортировка файлов на компьютере. Если вы до сих пор этого не сделали, выделите час-два на то, чтобы по-новому организовать документы: браться за это страшно, зато потом вы скажете себе спасибо. Так же как и в случае с обычными бумагами, здесь здорово помогают систематизация и ярлыки, которые удобны именно вам. Если вам часто приходится работать с разными версиями одного и того же документа, полезно продумать систему названий, которая будет понятна всем сотрудникам, работающим над задачей. Кроме того, в название каждой новой версии можно добавлять дату и, при необходимости, время — так будет легко понять, когда были внесены последние изменения, и сравнить версии.
Папки, которые не нужны вам прямо сейчас, зато пригодятся в будущем, можно архивировать — так ориентироваться будет проще. А копию наиболее ценных документов стоит хранить в облачном сервисе — на всякий случай.
Организуйте дополнительное пространство для хранения
Этот совет нужен в первую очередь тем, кто работает из дома, причём не только с документами, но и с более объёмными материалами: если в офисе оставить бумаги на столе на выходные не так страшно, то дома хочется, чтобы пространство было максимально чистым. Далеко не у всех есть отдельный кабинет или большая рабочая зона, но и в этом случае есть выход. Можно добавить навесные полки над столом или организовать дополнительное пространство для хранения под ним.
Разделите рабочее место на зоны
Это полезный приём, который поможет вам эффективнее справляться с разноплановыми задачами: отведите себе место для работы за компьютером и отдельную зону для задач, которые могут быть решены без него, — с распечатанными документами или, например, мозговым штурмом с блокнотом в руке. Даже если у вас небольшой стол, зонировать пространство всё равно можно: достаточно, например, отодвинуться на другой край или посидеть на общем диване.
Если вы работаете из дома, очень важно выделить отдельное пространство для работы (даже если это будет часть кухонного стола или небольшой складной стол). Это нужно в первую очередь для того, чтобы разделять рабочую и личную жизнь (работая из дома, может быть сложно переключиться из одного режима в другой), но может пригодиться и с более практической точки зрения. Например, полезно иметь отдельный рабочий компьютер, к которому не будут подходить дети и который не сломается в самый неподходящий момент.
Держите нужные вещи под рукой
Думаем, вы и так применяете этот принцип, но проговорить его ещё раз будет нелишним. Обустраивая домашний кабинет, организуя пространство и определяя, где будет лежать та или иная вещь, отталкивайтесь в первую очередь от того, как строится рабочий процесс. Самые нужные вещи должны быть всегда под рукой, в остальном руководствуйтесь тем, как вы используете предметы, — например, храните бумагу рядом с принтером, а стикеры — рядом с зоной, где вы обычно работаете с документами или читаете необходимые по работе книги.
Позаботьтесь о вещах, которые помогут чувствовать себя лучше
Продумывая рабочее пространство, не забывайте о комфорте — в том числе и в мелочах. Очень важно выбрать удобный стул, чтобы не было болей в спине и шее, позаботиться о достаточном освещении (если в офисе темно, купите настольную лампу) и о других вещах, которые могут сделать офисные будни лучше, — например, о подушке под запястье, которая помогает предупредить появление туннельного синдрома, или подставке для ног, которая облегчает нагрузку на спину и шею.
Не ешьте за рабочим столом
Хоть этот совет относится не к организации пространства, а к организации рабочего процесса, и кажется очевидным, им всё равно часто пренебрегают — а зря. Обедая за рабочим столом, можно незаметно для себя съесть больше (когда мы заняты делом, мы не обращаем внимания на то, сколько едим, даже если уже не голодны, и часто выбираем не самые полезные снеки). К тому же перерыв на обед (пусть и небольшой) поможет отвлечься от дел и вернуться к ним с новыми силами.
Если же перекуса за рабочим столом никак не избежать, выбирайте еду, которая не крошится, не проливается и не пачкается (вытряхивать крошки из клавиатуры или пролить суп на рабочий ноутбук — невесёлая перспектива), постарайтесь быть аккуратнее и не мешать другим (сильный запах еды может быть неприятен коллегам), убирайте за собой и обязательно протирайте стол после обеда.
Фотографии: CB2, Blu Dot, ИКЕА, MoMA Design Store
Как организовать рабочее место?
Если кажется, что вы слишком устаете в процессе работы, испытываете стресс и вообще некомфортно себя чувствуете – возможно, вам просто неудобно. Есть такая наука – эргономика. Про взаимодействие человека с его рабочей средой. Проще говоря, наука о том, как сделать так, чтобы труд был приятен и эффективен? Давайте разбираться!
У Железного человека на рабочем месте аккуратно и атмосферно – располагает к работе.
А вот Нео из Матрицы явно не читал про настольный и подстольный уровни хранения вещей. Ладно, эти фото – шутка.
5 общих правил эргономики рабочего места
1. “Стол – всему голова”
Мебель для рабочей зоныВыбор стола – основная задача при организации рабочего места. Вокруг него будет выстраиваться остальная мебель и декор. Рабочая поверхность должна быть достаточно большой, чтобы вместить все инструменты, которыми пользуются постоянно.
Стандартные размеры офисного стола – 1200х60х75 см. Если вы только изредко проверяете почту, вполне хватит небольшого столика. Чтобы поставить ноутбук и чашку кофе. Если же вы работаете удаленно все время – присмотритесь к многофункциональным большим столам. То, чем пользуетесь все время, располагайте в “пространстве захвата” – зоне стола, которую без труда можно охватить руками. Регулировать высоту посадки проще с помощью кресла. Когда вы сидите, ноги не должны упираться в стол, тумбы и ящики для хранения. При необходимости используйте специальную подставку для ног.
Существуют подставки с массажным эффектом для снятия стресса и максимального комфорта. Они могут работать от сети, батареек или просто иметь рельефную поверхность.
2. “Утром – деньги, вечером – стулья”. Какой стул удобнее?
Рабочее кресло должно быть максимально комфортным. На него ложится главная забота о нашем теле. Правильное расположение ног и рук позволит избежать проблем со здоровьем и обеспечит эффективный процесс работы.
Хороший стул для рабочего места должен отвечать следующий критериям:
- Изменяемое по высоте мягкое сиденье – ноги должны доставать до пола и сгибаться под углом в 90 градусов.
- Эргономичная спинка стула с регулирующимся наклоном для поддержки спины и правильной циркуляции крови в организме.
Хороший стул слева, плохой стул справа.
3. “Луч солнца золотого” или освещение рабочего места
На рабочем месте должно быть достаточно света, его никогда не бывает слишком много. Лучше всего использовать по максимуму естественное освещение и расположить рабочую зону недалеко от окна. Обязательный атрибут – настольная лампа. При необходимости можно установить дополнительное освещение – настенные и напольные светильники. Точечные лампы можно вмонтировать или закрепить на стеллажах, задействовать рейлинги и светодиодные ленты. 
4. “В порядке вещей”. Мебель для хранения в домашнем офисе
Существуют три уровня хранения вещей, требуемых для работы – над столом, на столе и под столом. Для максимального удобства задействуйте все три уровня. Над столом пригодятся полки для книг и оргтехники, под столом – тумбы и ящики. Расположите мебель так, чтобы до всего можно было легко дотянуться. Над столом разместите полки и шкафчики для книг. Под столом поставьте тумбы и ящики для документов и прочих необходимых вещей. Не забывайте про всевозможные подставки, холдеры, коробки и разделители.
5. “Работа – не волк” или отдыхаем вовремя
Ученый И. М. Сеченов экспериментально доказал, что лучший отдых – это смена занятий. Поэтому время от времени делайте перерывы на гимнастику, в том числе и для глаз, отвлекайтесь на то, что повышает вам настроение и даёт мозгу расслабиться. Декор и аксессуары для рабочего места тоже заслуживают внимания, вдохновение – лучший мотиватор!
Где можно организовать рабочее пространство?
К сожалению, не у всех в доме есть возможность выделить отдельную комнату под кабинет. Но если вы в числе счастливчиков, используйте возможность по максимуму. Не экономьте место для хранения и обязательно обустройте лаундж-зону с мягким диванчиком или креслом.
Если отдельной комнаты нет – не беда! Обустройте рабочую зону там, где найдется место. Чаще всего люди выбирают для этих целей гостиную. В идеале перед ремонтом нужно продумать общий функционал комнаты, единый стиль и зонирование с рабочим местом. Кстати, у нас есть интересный дизайн-проект с рабочей зоной в однушке. Посмотрите, как функционально!
Для отделения рабочего места подойдут перегородки, ширмы или большой напольный стеллаж, который станет также местом для хранения вещей.
Если гостиная кажется слишком шумной для работы, спальня – более подходящий вариант. Часто в спальне есть возможность расположить стол у окна и заниматься своими делами в спокойной обстановке. Главное позаботиться об отделении зоны для сна – занавески, балдахин и различные перегородки в этом помогут.
Балкон – почти отдельная комната! Плюс балкона – там всегда много света и свежего воздуха, что положительно сказывается на трудоспособности. Минус – площадь ограничена, и мебель придется выбирать исходя их ширины балкона и максимально эффективно задействовать всё пространство. Заранее позаботьтесь об остеклении и утеплении балкона, чтобы там можно было с комфортом находиться круглый год.
Для тех, у кого совсем мало места, у нас есть пара лайфхаков!
Используйте откидной столик: он монтируется прямо к стене, открывайте его , когда хотите поработать.
Присмотритесь к подоконнику – его можно расширить, удлинить, получится рабочая поверхность. К тому же, у окна всегда много света.
Приятный и полезный декор
Даже рабочее пространство уныло без декора. Приятные глазу вещи будут вас вдохновлять и мотивировать: фотографии близких, картинки из журналов, открытки, красивые книгоразделители, папки, закладки и памятные вещицы вроде любимой игрушки или сувенира из поездки. Главное, чтобы эти предметы не захламляли пространство, имели свое место и поднимали настроение.
Для рабочего настроя распечатайте или напишите на стикерах мотивирующие цитаты, составлять списки предстоящих дел на день, неделю, месяц. Графики, календари и расписания помогут грамотно спланировать рабочий процесс. Закрепить всё это можно кнопками, булавками или даже просто скотчем на специальной доске (магнитной или пробковой).
И три супер-совета по дзен на рабочем месте бонусом
Наглядность
Чтобы работа шла еще быстрее — разместите все самое важное перед глазами. Например, на стене. Для этого можно обклеить стену пробкой и прикалывать к ней все кнопками.
Повесьте сетку или просто натяните веревки над столом и крепите бумаги на прищепки. Покрасьте стену грифельной краской и записывайте все важное на ней. Все это тоже поможет определить границы рабочего пространства.
Вдохновение
В любом деле главное — вдохновение. Чтобы ощутить моральный «подъем» и пробудить в себе желание «свернуть горы», окружите себя вещами, которые вдохновляют вас. Модные фотосессии или фотографии котиков. В своем «кабинете» вы вольны делать все что угодно.
Самоорганизация
Все мы разные. Кто-то встает ни свет ни заря, полный сил и энергии, кто-то «просыпается» ближе к ночи. Работая из дома, выбирайте удобное время. Неважно будет это утро, день или ночь, главное, чтобы в это время вы максимально сконцентрировались на поставленных задачах.
Определите, когда вы должны закончить. Стремитесь придерживаться плана и не затягивать. Используйте все, что помогает вам не отвлекаться: включите любимую музыку или наоборот — используйте беруши. Рабочее место также станет для вас «защищенным» пространством: если вы в там — значит сейчас заняты и домашним лучше вас не отвлекать. Будет полезно сделать это новым семейным правилом. «Используйте все, что помогает вам не отвлекаться: включите любимую музыку или наоборот — используйте беруши».
Удобное рабочее место – залог продуктивности. «Офисный» уголок поможет справиться со всеми делами быстро и сделает «удаленку» не ловушкой домашних дел, а свободой организованного человека.
Каким бы ни было ваше рабочее место, главное, чтобы оно нравилось лично вам! Если дела никак не идут и вечно откладываются на потом, может вам просто некомфортно ими заниматься? Гораздо приятнее трудиться сидя за хорошим столом в удобном кресле в окружении вещей, которые мотивируют на новые свершения или просто радуют глаз. Работайте с удовольствием и посвящайте больше времени тому, что действительно важно.
Этап 0. Вовлечение команды
Зачем вовлекать команду, если можно издать приказ и работать по новым правилам сразу. Сотрудники могут принять новые правила и без вовлечения, но только в том случае, если ваш стиль управления – генерал армии. Но как только вы командировке — все забудут про эти правила. Правила по-настоящему приживаются и искренне соблюдаются тогда, когда у вас получится «заразить» команду этой идеей. Сделать это не так просто, но способы существуют. Деловые игры – это один из инструментов вовлечения команды в изменения.
Деловая игра: «Собери фразу» поможет понять вашей команде ценность порядка не только в рабочем пространстве, но в процессах работы.
Как ее проводить:
1. Соберите команду и предложите им составить из распложенных на фото букв фразу “организация рабочего места”
Засеките время и понаблюдайте за той суматохой и неудобством, которые возникнут у команды при выполнении задания.
2. После выполнения задания спросите участников о том, насколько удобно было собирать фразу из «хаоса» букв и с какими трудностями они столкнулись при выполнении задания.
3. А теперь предложите команде собрать эту же фразу при помощи второго фото и также засеките время выполнения. Не забудьте спросить команду об удобстве и трудностях в этом задании.
4. И наконец, предложите команде собрать эту же фразу при помощи третьего фото, где все буквы разложены по ячейкам и в алфавитном порядке, и также засеките время выполнения. Не забудьте спросить команду об удобстве и трудностях в этом задании.
После выполнения всех заданий презентуйте команде результаты замеров времени. И вы заметите интересный эффект – команда сама вам скажет, какое задание было наиболее эффективным. Это простое упражнение проведет команду по пути от хаоса к порядку. Если вы всё сделали правильно, сотрудники начнут осознавать ценность этой идеи. При внедрении системы 5S мы рекомендуем постоянно делать отсылки к этой игре и пробуждать у сотрудников искреннюю заинтересованность во внедрение.
Этап 1. Первая буква «S». Сортировка
Сортировка – чёткое разделение вещей на нужные и ненужные. Обычно сортируют в три группы все, что находится в зоне вашего рабочего места:
1. Группа. Предметы, без которых вы не сможете работать (например, компьютер, мышь, телефон, ручка, блокнот, степлер, папка с документами, 2-3 листа бумаги, принтер, наушники)
2. Группа. Предметы, которые точно не нужны и их можно выкинуть (например, черновики, неактуальные документы, непишущие ручки, обертки от снеков, пустые емкости, сломанные наушники, коробки от предметов и др.)
3. Группа. Предметы, которые вы используете редко (например, маркеры, ножницы, скотч, папки ежемесячной отчетности)
Важно! На этом этапе вы не ищете подходящее место для вещей, а проводите первичную сортировку. Проводите сортировку на отдельной поверхности, разделив на три группы. После распределения предметов в группы безжалостно расставайтесь с предметами из второй группы. Не спишите раскладывать предметы из оставшихся двух групп. Мы вернёмся к ним на следующей букве «S».
Примечание . Сортировать вещи сложно. Кажется, что мы используем все и всегда. Если сомневаетесь к какой группе отнести, поместите предмет в «карантин» на 3 месяца. Если в течение 3 месяцев вы не используете и не вспоминаете про предмет, смело выбрасывайте.
Завершайте этап сортировки письменными ответами на вопросы:
· На моем рабочем столе есть все, что необходимо для каждодневной работы?
· Сколько бумаги мне нужно?
· Мне хватает канцелярских принадлежностей?
Быстрый видимый эффект от сортировки:
· Визуальная «разгрузка» рабочего места;
· Снижение проблем с процессом;
· Улучшение уровня комфорта от работы;
Время на выполнение этапа: 1 – 1,5 часа
Этап 2. Вторая буква «S». Систематизация
Систематизация — организация хранения необходимых вещей для быстрого поиска и использования.
После сортировки и выброса ненужных предметов следуйте процедуре:
1. Распределите личные и офисные принадлежности из первой и третьей группы в разные ящики стола.
2. Все документы распределите по папкам. Пронумеруйте и подпишите папки. Разложите их по удобному вам принципу. Например, по алфавиту, по возрастанию или убыванию номера.
3. Расположите предметы ближе к местам их использования. Удостоверьтесь в том, что предметы из первой группы находятся рядом (на рабочем столе, полке), а реже используемые предметы (третья группа) на местах хранения.
4. Для того, чтобы визуально отметить новое расположение включите фантазию. Наглядности можно добиться при помощи маркировочной ленты, краски
5. Проконтролируйте, чтобы удобство расположения и наглядность обеспечивали поиск каждого предмета/документа не больше минуты или на расстоянии вытянутой руки.
Быстрый видимый эффект от внедрения:
· Снижение времени на поиск;
· Нужные вещи всегда под рукой.
Время на выполнение этапа: 1 – 2 часа.
Этап 3. Третья буква «S». Содержание в чистоте
Содержание в чистоте – быстрый порядок без ошибок и потерь.
1. Полностью уберите всю рабочую зону включая пол, стены, и т.д. Очистите от грязи все предметы и оборудование.
2. Отметьте всё неисправное оборудование. Все, что было отмечено, должно быть отремонтировано, как можно скорее.
3. Вовлеките команду. Каждый сотрудник принимает активное участие в наведении порядка на своём рабочем месте.
4. Этот этап предполагает разовую уборку и последующее постоянное поддержание чистоты. Необходимо создать безупречную рабочую зону.
– Чистая рабочая зона – профилактика депрессии и стресса;
– Перестаньте убираться! Поддерживайте чистоту каждый день.
Видимый эффект от внедрения:
· Снижение стресса и напряженности;
· Уверенность в рабочем состоянии оборудования.
Время на выполнение этапа: 1 час (единоразово)/в рабочем порядке
Этап 4. Четвёртая буква «S». Стандартизация
Стандартизация — обеспечение тотального соблюдения первых трёх шагов.
1. Определите, что нужно делать для постоянного поддержания порядка на рабочем месте. Например: всегда убирать лишнее с рабочих мест, протирать пыль, раскладывать документы по стандартам.
2. Определите необходимую частоту каждого действия. Например: влажная уборка стола — ежедневно, протирать оргтехнику —еженедельно и т.д.
3. Разработайте понятные и наглядные стандарты;
4. Выберете ответственного, который будет контролировать поддержание порядка.
Завершайте этап стандартизации письменными ответами на вопросы:
· Вы уверены, что все папки лежат на своих местах?
· Напоминание действительно висит рядом с нужным предметом?
· Вы знаете, когда нужно заказывать бумагу/воду?
Долгосрочный эффект от внедрения:
· Поддержка элементов 1-3;
· Быстрая адаптация к стандартам новых сотрудников.
Время на выполнение этапа: 1 час
Пятая буква «S». Соблюдение
Соблюдение — привычка точного выполнения установленных правил
1. Разработайте форму и график проверок соблюдения принципов “5S”. Регулярно и тактично контролируйте и корректируйте сотрудников.
2. Поощряйте инициативы по улучшению рабочего пространства. Наглядно демонстрируйте результаты и эффекты от внедрения «5S»;
3. Будьте примером соблюдения всех принципов
Эффект от внедрения:
- – Постоянное поддержание порядка и поиск улучшений.
Время: в рабочем порядке
Теперь вы знаете, что эти 5, простых в исполнении этапа, не займут у нас много времени и финансов. Взамен, вы получаете комфортную атмосферу в офисе и почву для продуктивной работы.
Продуктивность в «5S» достигается благодаря:
· Визуально понятной структуре документов и материалов;
· Сокращению времени на поиск информации и документов;
· Рабочее место, в котором всё удобно.
Порядок «на столе», порядок в голове!
В статье вы познакомились только с одним инструментом из огромного арсенала управленческих решений. Мы с радостью готовы помочь освоить и остальные инструменты: планирования, организации, мотивации и контроля. У нашей компании опыт 7 лет успешного внедрения технологий, вовлечения команд и эволюционного развития бизнеса.
Подписывайтесь на нашу рассылку, чтобы не пропускать новые интересные статьи.
Как организовать рабочее пространство в офисе или у себя дома
От того, как устроено рабочее место, напрямую зависит продуктивность нашего труда. И это не досужие выдумки лентяев, которым хорошо работать мешает слишком твердый стул или недостаточно широкий стол. Исследования психологов и нейробиологов доказывают: на нашу эффективность влияет множество факторов, начиная от цвета стен и заканчивая видом из окна. Чтобы качественно и в срок выполнять задания, в полной мере проявлять свое творческое начало и получать удовольствие от процесса, необходимо правильно организовать свое рабочее место. Вот что в связи с этим предлагают специалисты для тех, кто работает в офисе, и для тех, кто занимается фрилансом.
Итак, если ваше рабочее место в офисе
1. Обустройте рабочее место по своему вкусу
Согласно последним исследованиям британских психологов, это очень важный момент. Производительность труда работников, получивших возможность обставить офис по своему усмотрению, повысилась на целых 32% по сравнению с теми, кому было отказано в таком преимуществе! При этом выросла не только работоспособность, но и лояльность по отношению к руководству, укрепилось чувство команды. Кстати, продвинутые руководители компаний не только отдают обустройство рабочих мест на откуп сотрудникам, но и специально выделяют для этого средства.
2. Выбирайте круглую мебель
Если вам повезло работать с толерантным к сотрудникам руководством, которое выделяет им деньги для того, чтобы они по своему вкусу оформили рабочее место, то знайте: мебель с закруглёнными и изогнутыми краями и поверхностями более располагает к трудовым успехам, чем привычные столы, тумбочки и шкафы с прямой и острой кромкой. По мнению психологов, закругленные и изогнутые элементы мебели создают особый уют и комфорт в помещении, а еще, оказывается, активизируют те отделы мозга, которые отвечают за эстетическое восприятие, а значит, стимулируют креативность. От острых же углов мы часто получаем синяки.
Кстати, интересное замечание: если усадить сотрудников за круглый стол, они намного быстрее почувствуют себя одной командой с общими целями, достигнут взаимопонимания и примут правильное решение. Тогда как, сидя за прямоугольным столом, острее почувствуют обособленность и склонность к индивидуализму.
3. Используйте психический эффект цвета, освещения и пространства
Высокие потолки вызывают чувство свободы и активизируют абстрактное мышление, позволяющее ухватывать связь между идеями и явлениями. Вот почему аналитикам лучше «селиться» в переоборудованных помещениях бывших цехов: простор мысли им обеспечен! Цвет стен и потолка также напрямую связан с высокой работоспособностью. К примеру, зеленая и голубая покраска ускоряет рождение идей, принятие решений, красная – позволяет сконцентрироваться на деталях. В голубом кабинете легче сосредоточиться, в желтом – проясняются мысли, в сером и бежевом царит спокойная рабочая обстановка. Освещение по-своему влияет на продуктивность: яркий общий свет обостряет аналитическое и оценочное мышление. Локальное освещение, создающее нечеткость, размытость обстановки, усиливает ощущение свободы и стимулирует творческое начало, поэтому создавать что-то новенькое лучше, включив настольную лампу и выключив верхний свет.
4. Расставьте комнатные растения
Присутствие растений в офисе создает особую атмосферу. По-первых, это эстетично, во-вторых, экологично, ведь цветы в горшках и кадках улучшают состояние воздуха в помещениях. Да и сугубо психологический эффект от их присутствия значителен: уже одним своим видом они снимают стресс, помогают расслабиться после напряженной работы и быстрее восстановиться. Впрочем, не обязательно превращать подоконник в оранжерею – вполне достаточно двух-трех горшков, чтобы комната выглядела уютно и неформально.
И, кстати, раз уж мы упомянули о подоконниках, – очень важно, какой вид открывается из окна офиса. Если вы в любой момент можете повернуться к окну и увидеть прекрасный городской пейзаж, парк или набережную, вам повезло. Одного взгляда, брошенного на природу, достаточно, чтобы почувствовать, как уходит напряжение и обостряется восприятие. Но всем везет с расположением офиса, и если, паче чаяния, вы наблюдаете из окна автостраду или глухую стену противоположного дома, сделайте вот что: повесьте на стену или поставьте на стол несколько фотографий с горными и морскими пейзажами. Еще проще – установить соответствующую заставку на мониторе.
5. Соблюдайте порядок
Конечно, мы не призываем располагать предметы на рабочем столе в соответствии со строгой симметрией, но и заваливать поверхность стола и его ящики бумагами, справочниками и канцелярскими принадлежностями, а еще и личными вещами и едой, не стоит. И не потому, что это кому-то покажется мало эстетичным или вызовет ассоциацию с хаосом. В конце концов, если вам комфортно работать в такой обстановке, то и на здоровье! Но дело в том, что в беспорядочном нагромождении предметов порой бывает трудно отыскать нужный документ, новый стержень для ручки или ежедневник с ценными записями. Так что все же стоит разобраться с содержимым стола. По мнению психологов, это помогает упорядочить мысли и направить их в необходимое русло. Недаром же говорят: порядок на столе – порядок в голове. А сделать это в современных условиях проще простого. Всевозможные контейнеры специально предназначены для того, чтобы в них удобно было хранить все, что вам нужно для работы. Бумаги – в одном месте, книги – в другом, скрепки, кнопки, клей, линейки, ручки и стержни – в другом. Отдельный ящик отведите для фотографий, сувениров и журналов. То, что требуется постоянно, разместите на расстоянии вытянутой руки, все остальное спрячьте.
Если ваше рабочее место дома
Возможность выделить для себя отдельную комнату под кабинет – это замечательно. Во-первых, вы сможете запереться в нем, и вас никто не будет отвлекать от работы. А во-вторых, вы сможете обустроить свое рабочее пространство так, чтобы вам было комфортно и хотелось заниматься делом, а не клонило ко сну и не тянуло к холодильнику. Но если вы не располагаете большой квартирой, и приходится сочетать спальню или гостиную с рабочим кабинетом, то обратите внимание на следующее.
1. Подумайте об освещение
Яркий свет не только прогоняет остатки сна, но и активизирует мозг и бережет ваши глаза. Поэтому рабочее место желательно расположить поближе к окну. Раздвиньте шторы и гардины – ничто не должно мешать проникновению дневного света. Если же такой возможности нет, повесьте над столом зеркало – оно будет улавливать и отражать свет и зрительно увеличивать помещение. Даже если вы расположились у окна, обязательно купите хорошую настольную лампу. Если вам придется работать допоздна, правильное освещение поможет сохранить ясность мысли и продуктивность.
2. Позаботьтесь об уединенности
Ощущение уединенности может дать элементарная ширма. Если вы сидите лицом к окну, поставьте ее у себя за спиной – так вы не только отгородитесь от всего мира, но и будете испытывать психологический комфорт: когда у нас прикрыта спина, мы чувствуем себя в безопасности. Роль ширмы может сыграть стеллаж или небольшой книжный шкаф – важно только правильно разместить то или другое.
3. Купите правильный стол и кресло
Идеальная высота стола – 75 см, а длина столешницы – от 90 см, ширина – от 50 см. С учетом этих параметров и отправляйтесь в магазин. Кресло должно быть удобное, лучше всего ортопедическое, но не на колесиках. Подойдет и обычное кресло с твердой спинкой и подлокотниками. Под поясницу желательно подложить небольшую подушку. Если в столе нет ящиков, из дополнительного оборудования вам понадобятся тумба, где можно сложить папки и держать канцелярщину, а также навесные полки для словарей, справочников и другой специальной литературы.
4. Помните о деталях
Вам, безусловно, понадобится розетка, чтобы подключить компьютер. Придется позвать электрика. Он же подскажет, как разместить провода, чтобы не путаться в них, если вы предпочитаете ноутбуку стационарный компьютер.
5. Заведите комнатные цветы
У рабочего места почему-то принято ставить кактусы – наверное, потому что они не требуют особых условий и ухода. Во всяком случае эти растения придают индивидуальность рабочему уголку и снимают напряжение.
Где бы вы не работали – в офисе или дома – возьмите себе за правило: каждый раз, закончив дела, обязательно уберите рабочее место. Разложите по местам все, чем вы пользовались, выбросите ненужное и протрите влажными салфетками монитор, мышку и столешницу. Завтра, увидев стол в порядке, вам захочется побыстрее сесть за него и заняться делами.
16 советов по созданию эффективного рабочего места дома за компьютером
В одной из прошлых заметок я рассмотрел основные нюансы, мешающие работать дома и добиваться поставленных целей. Не смотря на информацию, скорее, из личного опыта, замечания были актуальны для многих вебмастеров и фрилансеров. Единственное, что тогда забыл упомянуть — это правильная и эффективная организация рабочего места дома. Поэтому буду рассматривать данный вопрос сегодня.
Реализацию задумки хочу начать со специальной инфографики. Ее предоставила Wrike — Система Управления Проектами Производства, активно используемая для командных задач, которую, кстати, я уже обозревал в блоге.
Пройдусь по всем пунктам и поделюсь своими наблюдениями. За 10 с лишним лет фриланса у меня сложилось определенное представление об эффективности рабочего места за компьютером. Безусловно, в какой-то степени оценка будет субъективная, но все же. После анализа инфографики дополню статью еще несколькими советами по теме.
Создание совершенного рабочего места дома
1. Солнечный свет
Он реально положительно влияет на человек, поэтому хорошо, когда вы сидите где-то в доступной близости от источника естественного света. Единственная проблема — блики на экране, которые мешают комфортно работать. Помнится, когда-то ставил компьютерный стол непосредственно возле окна — тут и вдаль можно глянуть, сделав упражнения для глаз, и прямые лучи не попадают в монитор. Зимой, к сожалению, бывает прохладно.
В темное время суток нужно использовать лампы. В некоторых статьях встречал информацию, что настольное освещение более эффективно нежели потолочное. Но тут либо делать несколько источников возле компа либо совмещать 2 варианта, т.к. сидеть в полумраке не очень гуд.
2. Убрать отвлекающие факторы
Совет «отгородиться дверью» от разных нюансов, дестабилизирующих ваше внимание, действительно помогает в повышении эффективности рабочего места дома. Вероятно, это особенно важно для семейного или совместного проживания, а также когда есть дети или домашние животные, — тут без личного кабинета не обойтись.
Хотя отчасти многое зависит от самого человека и выполняемых задач. Например, мне для творческой или «мысленной» деятельности (написание поста, редактирование текста и др.), нужна тишина и максимальная сосредоточенность, я даже выключаю музыку при этом. В то же время, работать с WordPress или другой CMS’кой могу без проблем в OpenSpace среде и/или под фоновые песни.
Единственное, с чем имеются проблемы — доступность и вездесущность соц.сетей, Youtube, мессенджеров, которые также желательно как-то ограничивать.
3. Температура в комнате
Слегка специфичный параметр, нигде не видел, чтобы о нем отдельно говорили. Думаю, его воздействие проявляется в том, что когда слишком жарко или очень холодно, человек испытывает определенный дискомфорт, а он в свою очередь приводит к потере продуктивности.
Если честно, я бы больше внимания уделил свежему воздуху и проветриванию. Это помогает побороть сонливость + с медицинской точки зрения полезная штука.
4. Подбор цветов в комнате
Возможно, на некоторых людей такое действует, но очень сомневаюсь, что в глобальном масштабе данная особенность хоть как-то влияет на создание эффективного рабочего места дома и окружающую атмосферу. Светлые цвета, конечно, более расслабляющие, но тогда, по идее, яркий темный интерьер придает энергию и вдохновение? В общем, не считаю этот нюанс важным.
5. Поддерживать порядок
Это куда более важный пункт нежели предыдущий. По личным ощущениям и многочисленным статьям, захламление, мусор в квартире негативно сказывается на ваших действиях.
Раньше об этом не особо задумывался, верил в «творческий беспорядок», но со временем пришел к тому, что действительно, чем меньше лишних вещей вокруг и больше свободного пространства, тем свежее восприятие. Чистота на рабочем столе за компьютером (и в нем) весьма полезна.
В инфографике в текущем пункте упоминается избавление от лишних элементов декора, но тут вопрос спорный. Если подумать о классическом кабинете, то всегда представляется книжный шкаф, кожаные кресла и т.п. Добавление индивидуальности, креативных деталей полезно в творческих профессиях. Короче говоря, не приветствую такой радикальный подход.
Также здесь сказано о покупке необходимой техники вашей деятельности, но во-первых, я бы вынес это отдельно, т.к. к порядку имеет слабое отношение. Во-вторых, вполне естественно, что рабочее место дома у компьютера должно быть оборудовано всем соответствующим: кресла, лампы, принтеры (если надо) и т.п.
6. Живые растения
Тут, к сожалению, никак не могу прокомментировать. Я не сторонник «зелени», но часто слышал, мол она может снижать уровень стресса и тому подобное. Вполне вероятно, подход актуален для любителей цветов. Правда, не думаю, что одинокий кактус как-то сильно будет очищать воздух вокруг. Многие советуют брать максимально неприхотливые растение.
7. Музыкальное сопровождение
Пригодится при монотонной работе, но, как я уже говорил выше, если нужно думать, мне лично необходима тишина (или в крайнем случае инструментальная композиция с минимумом слов). Кстати, в другом блоге когда-то делал обзоры сервисов со звуками для расслабления и релакса по типу дождя, ветра, шума кафе и т.п. — некоторым такое помогает.
8. Источники вдохновения
Авторы инфографики предлагают добавить в свое окружение мотивационные объекты, например: цитаты, настраивающие на рабочий лад, фото из путешествий и т.д.
Возможно, кому-то пригодятся интересные и необычные элементы декора. Сразу вспоминаются креативные OpenSpace места в офисах, когда люди привносят туда частичку своей индивидуальности. Это же можно сделать и дома. Не думаю, что сильно будет отвлекать.
Если говорить о нематериальных вещах, то меня сейчас неплохо вдохновляет просмотр предпринимательских Yuotube каналов. Данная ниша становится все популярней, и очень хорошо, что она максимально доступна — нужно лишь включить видео (главное не отвлечься от работы надолго:)
9. Подготовьте расходные материалы
Подобный пункт встречается почти в каждой аналогичной статье, как по мне, он слабо проецируется на сферу вебмастеринга/фриланса. Люди пишут мол у вас всегда под рукой должны быть бумага для принтера или записей, пишущая ручка и т.п. Но не совсем понятно зачем они в онлайн деятельности.
Хотя сама идея заранее подготовить все необходимое для своих задач дабы в процессе не отвлекаться и не терять концентрацию — это правильно.
10. Хорошее питание
Тут уже какая-то диетология, слабо относящаяся к эффективности организации рабочего места. Совет, скорее, медицинской направленности, полностью правильный: отдыхайте время от времени, делайте разминки, употребляйте полезную пищу, не злоупотребляйте вредной и т.п. Вашей продуктивности, безусловно, принесет пользу.
А вот держать перекусы в пределах видимости вообще не рекомендую. По крайней мере, у меня это не срабатывает — лишний раздражающий фактор. К тому же, сходить на кухню — отличный дополнительный вариант перерыва в работе (но только когда он четко по графику!).
11. Формальная одежда
Тут, в принципе, и да, и нет. Вставать с кровати и сразу садиться за копмьютер в халате или пижаме — не лучшая привычка. Однако и одеваться специально в официальную одежду не прикольно. Летом, например, сидеть в одних шортах очень удобно и не жарко:)
В целом, я допускаю, что какой-то подсознательный посыл может быть, так как чрезмерная расслабленность (в том числе и в одежде) влияет на деловой настрой. Однако с другой стороны, мне кажется, оправдывать свою лень и низкую продуктивность одним лишь внешним видом немного некорректно.
12. Соблюдайте время перерывов
Тоже, скорее, организационный нюанс для повышения эффективности работы хоть и важный. Отдыхать время от времени надо. Не забывайте себя при этом контролировать. С данным пунктом у меня сейчас некоторые проблемы — перерыв на перекус с параллельным просмотром сериала или Youtube часто затягивается.
Разные дела по дому также советуют откладывать на потом. Постарайтесь четко сформировать свой график (когда обед, когда время прогулки, уборки) и следуйте ему.
Дополнительные подсказки как организовать рабочее место дома
Некоторые детали уже были частично озвучены выше, что-то я нашел в других статьях или прочувствовал на практике. Возможно, эти наблюдения вам тоже пригодятся.
13. Эргономика
Ваше место за компьютером должно быть максимально удобным и, желательно, правильным: используйте качественное кресло, расположение монитора немного ниже уровня глаз и т.п.
В моем случае, помнится, одной из проблем являлось отсутствие в столе выезжающей подставки для клавиатуры. Мучился недели 2-3 с этим пока не сделал. Казалось, мелочь, но меня напрягало.
14. Отделение рабочей зоны
Иногда случается так, что во время обеда и перерыва я все равно остаюсь сидеть за компьютером. Подобное негативно сказывается на продуктивности. Думаю, это похоже на логику людей, которые не понимают «как можно что-то эффективно делать дома» — то есть ваш мозг не видит различия между местом для работы и отдыха.
Чтобы полностью сконцентрироваться лучше иметь свой закрытый кабинет (особенно если вы живете не один). Минимум, требуется отделить рабочую зону от домашней. Частично об этом говорилось во втором пункте про отвлекающие факторы.
15. Организация информации
В сети много глобальных советов про то, как правильно организовать рабочее место дома и разместить свои профессиональные принадлежности: выделить полочки в шкафу, разложить детали по коробочкам, добавить бирки и т.п. Это применимо больше к обычным классическим «домашним» занятиям / подработкам, не связанным с интернетом. В нашем случае практически весь софт и документы находятся в электронном виде.
Некоторые люди до сих пор предпочитают использовать для заметок бумагу вместо специальных онлайн инструментов планирования. Мне кажется, нужно заставлять себя привыкать к современным компьютерным программам и сервисам, которые позволяют избавиться от лишних объектов на столе: ручек, бумажек, блокнотиков и т.п. Все сейчас «в облаке», перестраиваться сложно, но, уверен, так будет лучше.
16. Лучшая техника
Раз уж мы говорим о деятельности вебмастера/фрилансера, то важно чтобы ваш компьютер также был максимально эффективен. Например, если занимаетесь 3D моделированием графики, то обязательно следует позаботиться о мощной видеокарте, достаточном объеме памяти и т.п. Разного рода глюки, косяки, отсутствие подходящих программ мешают вам добиваться бОльших результатов.
Напоследок пару глобальных комментариев по теме создания эффективного рабочего места за компьютером. Во-первых, в статье мои личные впечатления и опыт, у других людей те или иные детали могут проявляться по иному. Во-вторых, чтобы найти идеальное для себя решение, следует экспериментировать и пробовать разные подходы. В-третьих, не думаю, что есть смысл бросаться в крайности и делать из дома «строгий офис», — нужно уметь пользоваться преимуществами фриланса (в разумных пределах).
Если знаете еще какие-то советы повышения эффективности рабочего места, пишите ниже. Расскажите, какие приемы лучше всего подходят вам?
